Dossiers et types de documents
Organisez les documents dans des dossiers imbriqués et classez-les avec des types personnalisés, pour que la bibliothèque suive votre structure.
Gestion et contrôle documentaire
Un contrôle documentaire sans les doutes du lecteur réseau
Gardez politiques, procédures, formulaires et preuves dans une bibliothèque maîtrisée. Chaque document a un type, une version courante, un journal de changement et un paramètre d’accès, pour que les équipes sachent ce qui est à jour et que les relecteurs sachent d’où il vient.
La bibliothèque documentaire
Un seul endroit pour la version courante et son historique
Remplacez le lecteur partagé, la pièce jointe par e-mail et la question sur la révision en vigueur.
Contrôle des versions
Déposez une nouvelle version avec un numéro et une note de changement. La version courante est identifiée et les précédentes restent dans l’historique.
Journaux de changement
Consignez ce qui a changé dans chaque version et gardez la date, l’auteur et les détails du fichier avec l’enregistrement.
Accès et périmètre
Limitez la bibliothèque par site, contrôlez les actions de l’application par rôle et utilisez l’indicateur public pour identifier les documents destinés à un usage plus large.
Prévisualisation et téléchargement
Prévisualisez les PDF, fichiers Office, images et textes pris en charge dans le navigateur, ou téléchargez le fichier si nécessaire.
Reporting de la bibliothèque
Consultez le total de documents, dossiers, documents approuvés et en revue, et l’historique des versions de chaque document.
La bonne version, du premier coup
Une bibliothèque maîtrisée, pas un dossier de pièces jointes
Une procédure est mise à jour. La nouvelle version est déposée avec un numéro et une note de changement, et la version précédente reste dans l’historique.
Un membre de l’équipe ouvre le document et voit la version courante. L’affectation aux sites limite la bibliothèque et les permissions par rôle déterminent ce que les utilisateurs peuvent gérer, tandis que l’enregistrement conserve l’auteur, la date et l’historique des changements.
- Version courante clairement identifiée
- Note de changement enregistrée pour chaque version
- Accès limité aux sites avec permissions par rôle
Comment ça marche
Créer, classer, réviser et maîtriser
Une bibliothèque simple qui rend la version courante évidente et l’historique disponible.
01
Créer
Ajoutez l’enregistrement du document et déposez le premier fichier.
02
Classer
Choisissez le dossier et le type, puis définissez l’indicateur public.
03
Réviser
Déposez une nouvelle version avec un numéro et une note de changement.
04
Maîtriser
Consultez la version courante, l’historique et l’activité documentaire.
FAQ
Gestion et contrôle documentaire : questions fréquentes
Pouvons-nous contrôler les versions des documents ?
Oui. Chaque document dispose d’un historique de versions, et un nouveau dépôt peut inclure un numéro de version et une note de changement. La version courante est identifiée.
Pouvons-nous restreindre l’accès ?
La bibliothèque est limitée par l’affectation aux sites, et les permissions par rôle de l’application déterminent qui peut consulter ou gérer les documents. Un document peut aussi être marqué public.
Pouvons-nous prévisualiser sans télécharger ?
Les PDF, fichiers Office, images et textes pris en charge peuvent être prévisualisés dans le navigateur. Les autres types peuvent être téléchargés ou ouverts dans un nouvel onglet.
Pouvons-nous suivre les journaux de changement ?
Oui. Chaque version peut enregistrer ce qui a changé, qui l’a déposée et quand.
Existe-t-il une piste d’audit pour les documents ?
Chaque version enregistre qui l’a déposée, quand et la note de changement : le document dispose ainsi de son propre historique de versions.
Cela remplace-t-il notre système qualité ?
Non. InspecOps est un système QHSE qui inclut le contrôle documentaire. Il peut contenir les documents maîtrisés et les enregistrements qui soutiennent votre système qualité, mais il n’est pas une certification.
Pour aller plus loin
Prêt à voir la gestion et le contrôle documentaire en action ?
Apportez l’une de vos listes de contrôle, de vos permis ou de vos analyses de risques. Nous vous montrerons comment cela fonctionne dans InspecOps en 30 minutes.